Årsmelding 2017, referat Årsmøte 2018, regnskap 2017 og budsjett 2018
Regnskap 2016, budsjett 2017 og medlemslister
Referat fra årsmøte i Solåsen Vel 15.03.17
Møtet ble holdt i brakken på Tveit skole og det var 14 av 40 husstander som var representert. Møteleder Bjørn Trygve Johannessen ønsket velkommen og åpnet møtet med å gå gjennom agenda. Innkalling og agenda ble godkjent av årsmøtet.
19 beboere (inkl. styret) var tilstede på møte, herav 14 stemmeberettigede.
-
Valg av referent:
Christine Uppheim ble valgt som referent.
2.Årsmelding fra styret (vedlagt):
Årsmelding ble opplest av styreleder. Årsmøtet hadde ingen kommentarer.
3.Regnskap 2016 (vedlagt):
Regnskapet for Solåsen Vel samt Sameie Solåsen VA ble gjennomgått av kasserer Eva Slengesol. Regnskapet ble godkjent uten kommentarer.
4.Budsjett 2017 (vedlagt):
Styret ønsket tilbakemelding fra Årsmøtet angående posten ”Lys ved Holatjørn”.
Innsigelse: ønske om å prioritere lyktestolpe ved lekeplassen mot Romledalen som ble vedtatt(?) på et tidligere årsmøte.
Kommentar: ønske om å prioritere å få på plass lyktestolper ved vannet før kommunen overtar. Da vil også kommunen overta lyktestolpene.
Innsigelse: Fare for nye avvik og at kommunen dermed kan stoppe prosessen med overtakelse av vei, vann og kloakk om vi gjør slike endringer nå.
Konklusjon: Årsmøtet vedtok å sette av kr 50 000 til lyktestolper + arbeid i budsjettet. Arbeidet skal imidlertid ikke igangsettes før overtakelsen er i orden.
Forslag: Sette av penger til vedlikehold av lekeplassene. Vedtatt. Det settes av kr 5000 i budsjettet.
Innsigelse til posten ”Julebord”: 7000kr for høyt beløp. Et flertall på årsmøtet var ikke enig i dette og tiltaket og beløpet ble godkjent.
5.Orientering om saken med Askøy kommune (vedlagt):
Ole Kristian Nag og Bjørn Trygve Johannessen ga Årsmøtet en statusoppdatering på hvordan saken ligger an pr dags dato. (Eget referat fra dette punktet vedlegges årsmøtereferatet)
6.Gjennomgang av innkomne saker:
Styret hadde ikke mottatt noen saker fra beboerne.
7.Fastsette kontingent for 2018.
Styret anbefalte å opprettholde dagens medlemskontingent (kr 500) for 2018. Enstemmig vedtatt.
8.Valg av styremedlemmer:
Styret foreslo følgende kandidater:
Ny styreleder: Bjørn Trygve Johannessen. Ikke på valg.
Ny nestleder: Eva Slengesol. Valgt for 2 år.
Ny kasserer: Kari Didriksen. Ikke på valg.
Nytt styremedlem: Ann-Cathrin Lofstad Tangseth. Valgt for 2 år.
Varamedlem: Hazel Eidem. Valgt for 1 år.
Varamedlem: Frank Grahl (meldte seg frivillig) valgt for 1 år.
Det nye styret ble godkjent av årsmøtet.
9. Forslag fra styret om å velge valg- og dugnadskomité:
Valgkomite: Styret foreslår at det nedsettes en valgkomité bestående av 2 medlemmer. For inneværende år velges 2 medlemmer av årsmøte for 1 år. For senere år foreslår styret at avtroppende styremedlemmer automatisk går inn i valgkomiteen.
Vedtatt av årsmøtet. Stian Tangseth og Arild Thorstensen valgt.
Dugnadskomite: Styret foreslår at det nedsettes en dugnadskomite bestående av 3 medlemmer. Komiteen skal planlegge tidspunkt for dugnader og innkalle i god tid. Velges av årsmøte for 1 år om gangen.
Motforslag: Velge en dugnadssjef som samarbeider tett med styret ift økonomi og planlegging av dugnader.
Styret sitt forslag fikk flertallet av stemmene og ble vedtatt. Kenneth Slengesol, Arild Thorstensen og Stian Tangseth valgt.
10.Forslag fra styret om å etablere retningslinjer for dugnad:
Noen retningslinjer for innkalling til dugnader ble foreslått av styreleder. Komiteen skal jobbe videre med disse.
15.03.17
Christine Uppheim, referent.
Vedlegg: Utfyllende referat relatert til pkt. 5, sak med Askøy Kommune
Overdragelse av tekniske installasjoner til Askøy kommune går sakte men sikkert fremover. Etter gjennomført innbetaling av vederlag i fjor høst ble kommunen kontaktet, og det ble grunnet at kommunen allerede hadde innhentet anbud for brøyting mv for vinteren, avtalt at prosessen skulle bli tatt opp igjen til våren.
Det må gjennomføres en deling av gnr 17 bnr 513 som er fellesarealet, og veilegemet må skilles ut til eget gnr/bnr. I forbindelse med dette arbeidet ble det oppdaget flere forhold som har komplisert prosessen.
For det første har flere av meglerne som har solgt eiendommer i Solåsen ikke gjort en korrekt håndtering av fellesareal. Dette betyr at det er flere av de opprinnelige utmarkseierne som ikke er slettet som hjemmelshavere til gnr 17 bnr 513, samt at flere av de som har flyttet fra Solåsen fortsatt står oppført som eiere av fellesareal.
I dette ligger klart en oppfordring for de som bor i Solåsen til å undersøke om hjemmel til gnr 17 bnr 513 ble skjøtet over når eiendommen ble kjøpt.
Den andre utfordringen er at det er beheftet en hel rekke utleggsforretninger på fellesarealet. Dette betyr i praksis at ved deling av eiendommen vil det nye gnr /bnr ha en rekke heftelser. Kommunen vil ikke overta en eiendom hvor det er heftelser som kan innfordres mot hjemmelshaver. Disse utleggsforretningene må derfor slettes. Sletting gjøres naturligvis ved innbetaling, men det er fra styrets side gjort en jobb knyttet til dialog med kreditorer for å kunne undersøke muligheten for sletting uten innbetaling. Arbeidet skrider sakte fremover, og det er for så vidt en god dialog med de aller fleste kreditorer. Det må likevel settes en frist for å finne løsning, slik at arbeidet med overdragelse av tekniske installasjoner ikke stopper.
Det ble av denne grunn enstemmig besluttet at styret får tidsrommet frem til 30.04 for å finne løsning. Dersom det ikke er en løsning på plass innen dette tidspunkt, vil en måtte vurdere rettslige skritt mot den hjemmelshaver som har utleggsforretninger heftet på fellesareal.
Tveit 15.mars 2017
Ole Kristian Nag (referent)
REFERAT ETTER SAMEIEMØTE SOLÅSEN VA 21/6 2016
Antall representerte husstander
17
Referent
Roger Ø. Lervik.
Innledning
Møtet ble innledet med en orientering fra Ole Kristian Nag rundt begge saker som var oppe til votering.
Votering
For gyldig vedtak kreves alminnelig flertall (50%).
Stemmer ble avgitt ved åpen votering.
1. Overføring av vei, vann, avløp VEDTATT med følgende fordeling (inkludert fullmakter)
a. For: 33 (82,5%)
b. Mot: 0
c. Blank:7 (17,5%)
2: Søksmål mot utbygger IKKE VEDTATT med følgende fordeling (inkludert fullmakter)
a. For: 4 (10%)
b. Mot: 28 (70%)
c. Blank: 8 (20%)
For god ordens skyld gjøres det oppmerksom på at hver enkelt husstand står fritt til å ta ut søksmål på egenhånd.
3. Fullmakter
Styret ble i forkant av møtet gitt 16 fullmakter.
Disse er tatt med ved opptelling ovenfor, og er fordelt slik:
Pkt.1 For: 14 Mot: 0 Blank: 0 Gitt til styret: 2 Gitt ti flertallet: 0
Pkt.2 For: 4 Mot: 8 Blank: 1 Gitt til styret: 1 Gitt til flertallet: 2
De fullmakter «gitt til Styret», er i pkt. 1 avgitt som til fordel "for" og i pkt. 2 avgitt til fordel til flertallet, som ved votering ble "mot".
Videre saksgang
Det er lagt til grunn at Velforeningens leder får fullmakter til å signere de nødvendige dokumenter ifm videre saksgang.
Økonomi
Totalbeløpet er, som tidligere nevnt, fortsatt kr 350.000,- + mva og kommunale gebyrer.
Dette tilsvarer et beløp pr husstand på kr 11.500,-
Eventuelt overskytende etter oppgjør vil bli overført til Velforeningens konto, og disponeres således av årsmøtet.
Det vil bli utstedt faktura med betalingsfrist 31/8-16
Merk at denne saken behandles separat fra Velforeningens normale drift, og vil således ha en egen innbetalingskonto.
Med vennlig hilsen
Styret, Solåsen Vel (ef)
Til beboere i Solåsen:
Det innkalles herved til sameiemøte.
Tid: Tirsdag 21.06.2016 kl. 18:30
Sted: Tveit Skole, «brakkerigg»
Som dere allerede er kjent med har vi over flere år forsøkt å komme til en ordning med kommunen vedr overtagelse av vei, vann og kloakk. Arbeidet har vært langt og en prøvelse for tålmodigheten, men det har resultert i en tilbakemelding fra kommunen som vi som beboere må ta stilling til.
Litt historikk er på sin plass:
Byggefeltet Solåsen ble ført opp av daværende Villautbygging AS, og det ble solgt hus med offentlig vei, vann og kloakk. Det var ved befaring fra kommunen mangler ved anleggene, og kommunen overtok ikke som forutsatt for de fleste som kjøpte bolig i Solåsen.
Utbygger avviklet utbyggingsselskapet i 2012, og har siden dette ikke vært svært imøtekommende knyttet til henvendelser vedr teknisk anlegg og infrastruktur. Kenneth, som tidligere velforeningsleder, tok ansvar og fikk etablert dialog direkte med kommunen. Med Ole Kristian som "sidekick" har de brukt siste år på å komme i posisjon til å få kommunen til å overta vei, vann og avløp uavhengig av utbygger.
Status er nå at det foreligger utkast til avtale fra kommunen hvor de vil overta vei, vann og avløp for kr 350 000,- eks mva. Beløpet er kompensasjon for mangler som kommunen må utbedre på anlegget, og som skulle vært utbedret av utbygger.
Det er videre noen formalia som må på plass, herunder å skille vei ut som eget gnr/bnr, hvor det kan tilkomme noen gebyrer. Dette vil undersøkes nærmere for å ha en best mulig estimat.
Formelt er det ikke velforeningen som skal ta noen beslutning i denne sakens anledning. Av den grunn at noen må ha hånd om prosessen har velforeningsstyret valgt å følge opp saken på alles vegne. Vi er rettslig å regne som sameiere i veien, og det innkalles med dette til sameiemøte for å;
-
Kunne treffe en formell beslutning i sameiet om at vi skal overføre vei, vann og avløp til kommunen mot betaling av kr 350 000,- eks mva + eventuelle Kommunale gebyrer.
-
Tas en beslutning om sameiet skal ta ut søksmål mot Straume- gruppen som følge av de kostnader vi urettmessig er påført ved manglende oppfølging av overføring av vei, vann og kloakk til kommunen.
Det er viktig at alle sameiere møter - eller gir fullmakt til Roger som leder av velforeningen. Fullmakt kan gis pr mail (styret@solaasenvel.no) eller pr post til Roger.
Slik velforeningens styre har vurdert regelverket er det krav til mer enn halvparten av stemmene for å kunne treffe beslutning. Det anmodes om at flest mulig kommer og avgir sin stemme. Vi har allerede hatt utgifter i flere år knyttet til slamsuging, brøyting mv, og det er etter velforenings styre sin vurdering en rimelig avtale for å kunne slippe ansvar for fremtidige kostnader. Det skal ikke mange tette avløp til før vi har fått kostnader som overstiger det beløp som nå skal betales.
Spørsmål til innkalling, formalia mv kan rettes til Roger på telefon 922 25 000 eller til Ole Kristian på telefon 930 41 773.
Vennlig hilsen
Styret, Solåsen Vel (ef)
REFERAT FRA ÅRSMØTE I SOLÅSEN VEL.
14.04.2016
Sak 1: Valg av referent. Espen Uppheim
Sak 2: Regnskap 2015. Vedtatt uten kommentarer. Det er én husstand som ikke har betalt årskontingent. Styret har forgjeves prøvd å få til en kommunikasjon med den aktuelle husstanden, men har ikke lyktes. Årsmøtet kom til enighet om at styret skulle prøve å kreve inn årskontingenten via Namsmannen.
Sak 3: Budsjett 2016. Vedtatt uten kommentarer.
Sak 4: Orientering om saken med Askøy kommune. Etter langvarig jobb fra Ole Kristian Nag og Kenneth Vikøyr har man kommet til enighet med Askøy kommune om at kommunen overtar deler av veien samt vann og anlegg for 350.000 kroner ekskl. mva. Det er tenkt at hver husstand betaler hver sin del av dette beløpet, men omstendighetene rundt dette vil bli gjennomgått på et ekstraordinært årsmøte som skal avholdes før sommeren.
Sak 5: Forslag om oppheving av tidligere vedtak grunnet relevanse/pris.
a) Mopedbom mot Romledalen. Oppheving av vedtaket ble vedtatt. Ettersom problemet med mopedkjøring gjennom feltet har avtatt, så er ikke dette vedtaket lenger relevant.
b) Oversiktskart ved postkassene. Oppheving ble vedtatt. Siden vedtaket ble gjort har det kommet opp skilting som viser hvilken vei man må kjøre ved postkassene for å komme til de enkelte husnumrene.
c) Grus i ”Gullskogen”. Oppheving ble vedtatt. Man vil estimere hvor stor kostnaden vil bli ved å gruslegge stien på en ordentlig måte, slik at resultatet blir bra. Nytt forslag til vedtak kommer på neste årsmøte.
d) Redskapsbod. Oppheving ble vedtatt. Kostnadsrammen for det eksisterende vedtaket er for lav.
Sak 6: Gjennomgang av innkomne saker.
a) Redskapsbod. Årsmøtet vedtok at redskapsbod skal bygges med kostnadsramme på 25 000 kroner.
b) Bosshus. Årsmøtet vedtok at bosshus bygges med kostnadsramme på 10 000 kroner.
c) Skilting fartsgrense ”sone 20”. Denne saken ble ikke vedtatt ettersom kommunen skal overta veien, og da må eventuelt kommunen sette fartsgrense.
Sak 7: Fastsette kontingent for 2017. Styrets anbefalte årskontingent på 500 kroner ble vedtatt.
Sak 8: Valg av Styremedlemmer. Jan Huus ble på årsmøtet i 2015 valgt til nestleder i 2 år. På grunn av jobbsituasjonen kan han ikke fortsette i vervet ett år til. Ny nestleder blir Bjørn Johannessen, Solåsen 9B. Ann-Cathrin Tangseth ble valgt som styremedlem for 2 år på forrige årsmøtet, men går nå over til å være varamedlem i 1 år. Nytt styremedlem blir Kari Didriksen, Solåsen 25B. Hazel Eidem, Solåsen 17, ble også valgt som nytt varemedlem.
Sak 9: Valg av ansvarlige for;
a) Arrangement. Ann-Cathrin Tangseth, Solåsen 5
b) Dugnad. Kenneth Slengesol, Solåsen 6.
14.04.16
Espen Uppheim, referent
ÅRSBERETNING SOLÅSEN VEL
STYRETS BERETNING FOR 2015
Ordinært årsmøte ble avholdt 11.04.2015.
På årsmøtet ble følgende styre valgt:
Roger Ødegård Lervik Styreleder, valgt for 2 år
Jan Huus Nestleder, valgt for 2 år
Eva Slengesol Styremedlem, valgt for 2 år
Ann-Cathrin Tangseth Styremedlem, valgt for 2 år
Leif Nøttestad Varamedlem, valgt for 1 år
Siren Tveitnes Varamedlem, valgt for 1 år
STYRETS ARBEID
Styret har i perioden avholdt 5 ordinære styremøter samt en del ekstra styre-relatert korrespondanse utover dette.
Eva Slengesol ble på styremøte 22.04.2015 konstituert som Kasserer for Solåsen Vel.
DUGNAD
Det har i perioden vært avholdt 2 dugnader, hvor den første hadde spesielt godt oppmøte med noe sosialt preg etter avslutningen.
GRUSING AV FELLESAREAL
Det har vært i perioden kjøpt inn, og foretatt ny grusing av fellesareal ved vannet i forkant av St. Hans feiring.
ARRANGEMENT
Det ble i forbindelse med St. Hans feiring organisert felles arrangement ved vannet, i tradisjonens tro, i tillegg til en etterlengtet innvielse av lekeplassene.
WEBSIDER
Styret har fått god hjelp til å opprette nye websider for Solåsen Vel.
Dette ble, etter godt utført arbeid, overlevert fra Torbjørn Kalve til Styret.
Stian Tangseth har overtatt som frivillig webmaster for de nye websidene. Disse er nå ferdig utviklet, og vi er nå i prosessen med å få overført rettigheter til det eksisterende domene for å få disse publisert.
Styret har i denne prosessen vært representert ved Jan Huus.
ASKØY KOMMUNE
Det har i perioden blitt avholdt 1 møte med Askøy Kommune.
Det er videre avtalt et nytt møte kort tid før årsmøte.
Nærmere orientering vedrørende fremdrift i saken vil bli presentert på årsmøtet.
UTESTÅENDE VEDTAK
Styret har pd 5 utestående vedtak fra 2015 og tidligere år, hvor 4 av disse blir anbefalt opphevet i nåværende form.
2 av disse vedtakene blir igjen fremmet med en endret kostnadsramme etter en nærmere gjennomgang.
____________________ ____________________
Roger Ødegård Lervik Jan Huus
Styreleder Nestleder
____________________ ____________________
Eva Slengesol Ann-Cathrin Tangseth
Styremedlem/Kasserer Styremedlem