Referat fra ordinært årsmøte 2024 med kommentar fra veikomiteen.

Til: Medlemmer i Solåsen Velforening

Fra: Styret

Dato: 04.03.2024

Referat

Det ble den 4. mars 2024 avholdt ordinært årsmøte i Solåsen Velforening. Til stede var representanter for 20 husstander og i tillegg var husstandene 30A, 28A, 11A, 7 og 8 representert ved fullmakt, slik at til sammen 25 husstander var representert.

Innledning:

Styreleder ønsket velkommen. Årsmøtet valgte styrets leder Øystein Tyse Krog-Nygård som ordstyrer og nestleder Daniel Rygg som referent.

Årsmelding:

Styreleder leste opp årsmeldingen. Det var ingen kommentarer fra møtet.

Regnskap, budsjett og årskontingent:

Kasserer Line Borge gjennomgikk regnskap for 2023 og budsjett for 2024. Årsmøtet besluttet å vedta budsjettet med én endring, hvor samleposten «overbygg ved vannet og lekeplasser» ble redusert fra kr. 40.000 til kr. 20.000 og resterende kr. 20.000 omklassifisert til disponible midler. Årsmøtet besluttet ordinær årskontingent kr. 1.000 per husstand for 2024.

Innkommende saker:

1. Sak om oppfordring til at styret arbeider for at Askøy kommune skal overta eller overta brøyte- og vedlikeholdsansvar for privat veg som leder til Solåsen 28A&B, 30A&B, 32 og 34 («Veg til 28-34»).

Årsmøtet besluttet, med utgangspunkt i lav antatt sannsynlighet for kommunal overtagelse, at styret ikke skal være ansvarlig for en slik prosess. Oppgaven ble overtatt av en komité bestående av frivillige deltakere blant beboerne i den private vegen, ledet av Robert Kivistø i nr. 30B («Vegkomiteen»).

Kommentar til originalt referat: Det ble gjennom årsmøtet en lang diskusjon om hvem som er eier av denne «private veien». Jeg leser ingenting i referatet som beskriver dette. Jeg er av den opplevelsen at samtlige på dette årsmøtet var av den forståelsen av at denne veien er eiet av Solåsen vel sine beboere, fordelt på en brøk av antall husstander. En bekreftelse på dette finnes på kartverket. Det er viktig at dette blir kommentert i referatet slik at historikken blir korrekt.

2. Sak om egen budsjettpost til brøyting og vedlikehold av Veg til 28-34.

Årsmøtet besluttet at det kan gis et tilskudd som bidrag til brøyting av vegen innenfor en rimelig kostnadsramme.Vegkomiteen skal innhente noen representative tilbud fra ulike lokale tilbydere, herunder undersøke med Vestre Solåsen Velforening, og sende en innstilling til styret som deretter behandles i et ekstraordinært årsmøte. Vegkomiteen ved komiteleder har som målsetning å sende slik innstilling «før påske», dvs. innen 27. mars 2024.

Årsmøtet besluttet ikke en kostnadspost for vegvedlikehold men åpner for at Vegkomiteen kan utarbeide forslag om avsetning og fordeling av framtidige kostnader, som fremmes til et framtidig årsmøte for diskusjon og avstemming.

3. Lys ved Holatjørn

Gøran Slengesol påtok seg å innhente prisestimater for ulike løsninger for lys ved Holatjørn. Han har som målsetning å sende sine forslag til styret «før påske», dvs. innen 27. mars 2024.

4. Forslag om at årskontingent utelukkende benyttes til vedlikehold fellesareal og ikke f.eks. sosiale arrangementer

Årsmøtet stemte ned forslaget.

5. Forslag om innleie av f.eks. lokal ungdom for trimming av gress ved Holatjørn og den store lekeplassen.

Årsmøtet besluttet å innføre roteringsordning hvor ansvar for trimming av gress utføres regelmessig i henhold til lister. Styret utarbeider, og publiserer på Facebook-gruppen, en hensiktsmessig liste hvor beboere i størst mulig grad tilordnes ansvar nær egen bolig.

6. Forslag om å innføre styrehonorarer for å øke rekrutteringsgrunnlaget

Årsmøtet diskuterte ulike modeller, herunder fri årskontingent eller beløp i området kr. 1.000 for ordinært medlem og et høyere beløp f.eks. kr. 3.000 for kasserer / styreleder. Årsmøtet besluttet å skyve på avstemmingen inntil det planlagte ekstraordinære årsmøte.

Ekstraordinært årsmøte:

Årsmøtet besluttet at det skal gjennomføres et nytt ekstraordinært årsmøte for omdisponering evt. økning av budsjettet, herunder endring av årskontingent ved behov. Styret skal kalle inn til ekstraordinært årsmøte så snart Veikomiteen og Gøran Slengesol har sendt sine innstillinger om hhv. i) brøyting og ii) lys ved Holatjørn til styret. Styret vil da presentere ett eller flere alternativ(e) budsjettforslag til avstemming.

Nye styremedlemmer:

Eva Slengesol fra Solåsen 6 ble valgt som ny kasserer.

Benedicte Aidijervi fra Solåsen 3 ble valgt til nytt styremedlem. Hun var varamedlem av styret 2023.

Christine Høyven fra Solåsen 11A ble valgt til nytt varamedlem.